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      樣板 | TOTO東陶(中國)——高端衛浴品牌的信息化探索

      更新時間:2018/12/26 11:43:47


      1995年東陶(中國)成立,其母公司是蜚聲全球的日本東陶機器株式會社,即大家耳熟能詳的高端衛浴品牌“TOTO”。目前,東陶(中國)已經在上海、北京、廣州、廈門、深圳、南京、重慶、武漢分別設立了8家分公司。作為一家外資企業,在國內如火如荼信息化的進程中,東陶(中國)有著自己的節奏和特質。


      相對于早期的國內信息化進程較慢,東陶(中國)的信息化布局除了日本總部全球化戰略的SAP系統之外,企業還部署了OA軟件和CRM系統。


      基于東陶(中國)以“銷售”為主的定位,和日企嚴謹的經營理念,東陶(中國)對信息化建設有著自己獨到的理解。


      信息孤島

      東陶(中國)有8家分公司和13個據點,分布非常廣泛,分為華南和華西、華北以及華東,所以,其信息化面臨的一個核心問題就是需要解決異地的問題,這是他們選擇信息化系統平臺的初衷。


      東陶(中國)信息主管張琦解釋道:“這是普遍性的問題,包括異地也好、跨部門協作也好,應該說大部分公司都會碰到這個問題,更進一步的訴求就是解決信息孤島的問題,也就是數據整合的問題。”


      基于異地辦公平臺的OA系統定位,東陶(中國)在2011年上線了國內某廠商的OA軟件,然而在使用過程當中,他們不得不面對兩個實際問題:一是東陶(中國)每年都會有一到兩次的組織結構的變更,二是公司崗位的角色有很多兼職。每次變更都要把OA系統全部停掉,所有流程都不能在系統上走,這差不多需要一個月左右的時間,而且兼職造成的流程性錯誤也很頻繁,這些對公司的業務會造成很大的影響。為了更好地適應企業發展,他們在2014年7月正式上線了致遠協同管理系統。


      這有兩個方面的考慮:

      第一個是簡便零代碼的業務定制模式,這考慮的是效率和時間成本。


      張琦跟我們談到,東陶(中國)的信息化板塊隸屬于東陶事業管理本部下屬總務部的IT科,整個科室成員并不多,只有三個人負責中國地區所有據點的信息化工作,人力不足,所以高效的業務定制模式是他們所關注的。


      第二個就是系統對他們特色組織架構的建模,針對東陶的兼職問題,以及對組織架構調整時間周期的要求,他們希望可以靈活地調整和使用。


      再接下來,就是對整體流程的支撐度了。


      “當時解決的問題主要集中在我們的審批流程上面,把所有原OA軟件上的單據,移植到致遠的協同上,完成原有OA功能之后第一階段就結束了。” 他們上線第一階段的初始目的已經達到。


      這么龐大的數據和復雜的架構問題,移植過程中是否遇到問題?


      “具體來說,移植是沒有問題的,因為原有OA系統用了多年,我們對系統的熟悉程度比較高,配合度也比較好,而且移植的單據以前都有。”


      那么問題在哪兒?


      張琦又聊到了東陶(中國)的組織特點,當東陶組織架構變動之后,流程都要重新做編輯。當時他們使用底表去固化每個單據的審批流,因此職位一旦變更,底表也要改變,每次改完之后核對的工作量非常大,這是他們一直碰到的問題。


      但到2016年,他們改掉了底表固化的模式,以員工角色為定義,這帶來的效果就是工作量得到了極大的縮減。


      而這個以角色為屬性的輔助底表即致遠協同管理系統的特色之一:它由七個權限定義一個人在組織中的位置,核心角色就一個崗位。這就完美的解決了東陶(中國)的多角色組織架構問題。


      效率和成本

      第一階段完成后,接下來開始對東陶的業務需求進行實現,這個時候開始有了各業務部門對系統提出新要求,如店面管理部門對店面裝修以及抽樣進行管理的需求等,而這些新要求和需求都是依靠致遠CAP業務定制平臺做的定制化開發。


      為什么所有需求都是在致遠協同平臺解決,而不是選擇更專業的業務系統?


      “因為業務部門會先根據需求來做選型,先去找一家開發公司說有這樣的需求,你給我一個評估和報價,然后我們IT科會做比較,同樣的功能可能涉及到內容、數據或是原始的模型在協同系統上已經有了,那么再重新開發的話成本會相當高,而且會有風險。但是我們在現有協同系統上做,可能只是經過一些簡單的調整就能達到要求,風險也比較低。對我們來說,系統越少越好,如果企業每個需求都要部署一個單獨系統的話,整合就是一個大問題,我們的目的是希望數據流能夠逐漸歸口,所以不太愿意重新開發。”


      張琦其實談到了企業在上信息化系統時的一個普遍問題,即復用性和快速迭代。如果單獨開發系統,不管是對系統的維護,還是將來要打通系統的流通等,都是一個巨大的成本問題。效率和成本,永遠是企業的大命題。


      協同的關鍵

      “協同上最核心還是審批流,因為我們的行政審批會越來越多,我們希望把它作為一個標準化的流程固化,原來都是通過線下發郵件來實現的。”


      什么是協同?我們提取幾個關鍵詞來看:協作、同時、一起、互相。信息化時代,協同也成為企業管理的重要關鍵詞,對于東陶(中國)來說,因其業務的性質,經銷商和店面管理是整個鏈條上的重要環節。


      東陶(中國)對經銷商管理上有自己的一套標準,比如每兩年就要重新規劃店面的裝修;每當發布新產品,經銷商都要根據東陶(中國)的標準進行出樣展示,等等。從這些細節我們能感受到其對嚴謹性的重視。


      東陶(中國)的經銷商店面裝修管理流程包括:經銷商提交申請,比如什么場地、多少面積、現場圖紙等全面提交,然后東陶的店面設計科會做整體設計,選配他們的出樣樣品,再到店面管理科去監督整體流程的管控。


      目前,已經有幾十家旗艦店級別的經銷商在致遠協同管理平臺上。


      “所以這里面包含了很重要的因素,一方面是裝修流程的控制;第二方面是出樣樣品的控制,他們需要在手機端拍照,有報備,有圖紙審核,所有的流程全部都是在致遠協同上做的。”張琦補充道。


      通過這個系統,一方面,他們的經銷商管理逐漸正規化,把流程全部固定下來,形成了標準化管理。另一方面,每個流程都達到了可控或者可見。


      而最后,所有完整的數據都會以報表形式體現出來。比如裝修時長、KPI,使用了多少補充的樣品、分別是哪些等等,它又反過來支撐了東陶整個經銷商的管理,形成了一套閉環。


      提到數據,目前東陶(中國)分為兩部分,一部分是業務性數據,基本上都在SAP系統中;一部分是事務性數據,包括財務單據和經銷商數據等都在協同系統上。


      在數據層面,其實很多企業會在協同管理系統上進行數據的連接、梳理、分析、出報表等,但東陶(中國)并沒有全盤參考,這也是其嚴謹性的體現,他們需要考慮幾個方面,比如對協同上的數據的定義、安全級別等,他們要對風險負責;另外一方面就是成本問題,所以這是一個綜合的考量。但他們已經在做協同上財務數據和SAP的對接,將于年底上線。


      相較于大刀闊斧的改革,嚴謹的東陶也許會讓你覺得“謹小慎微”,但信息化其實是很“私密”的,它不僅需要根據企業的行業、發展階段、業務構成等做綜合分析,更本質的還有企業自身的特質和性質,也就是他的文化血液,這是核心的東西。


      但有一點,企業訴求都是一樣的,即對信息化系統的穩定性以及是否能夠長期支撐公司業務的發展。


      “所以基于這個考量,我們選擇了致遠協同管理平臺。這些年用下來,平臺本身的穩定性是一個基礎,正因為穩定性,所以我們的員工在使用過程中,會把自己的想法、把原來并沒有在系統上體現出來的單據或者管理需求提出來,而這些又將優化我們的管理。”


      談到未來的規劃,張琦提到目前各業務部門對系統運行的需求越來越多,接下來就看需求如何解決,他們傾向于在現有致遠協同系統上做改變或提升,這也是接下來他們要去做的事情。


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